Делопроизводитель - описание профессии

Если вы ищете стабильную и востребованную профессию в сфере управления документацией, рассмотрите возможность стать делопроизводителем.

Делопроизводитель – должностное лицо, отвечающее за организацию, учет, хранение и уничтожение документов. В этой роли вы будете обеспечивать эффективное управление жизненным циклом документов, включая их создание, обработку, регистрацию, обеспечение сохранности, контроль и передачу в архив.

Обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель выполняет следующие обязанности:

• Регистрация, учет и хранение входящей, исходящей и внутренней корреспонденции
• Ведение и контроль сроков исполнения документов
• Отправка и получение корреспонденции по почте, электронной почте и факсу
• Формирование и хранение дел в соответствии с номенклатурой дел
• Подготовка, оформление и выдача справочных материалов (копий, выписок из документов и т.д.)
• Осуществление контроля за исполнением поручений руководства
• Выполнение разовых поручений руководства

Требования к квалификации делопроизводителя

Для успешного выполнения своих обязанностей делопроизводитель должен обладать следующими знаниями и навыками:

Знания:

Нормативно-правовая база по делопроизводству

Правила документооборота и хранения документов

Стандарты деловой переписки и оформления документов

Основы ведения электронной переписки

Современные технологии документооборота

Навыки:

Составление, обработка и оформление документов

Систематизация и учет документов

Электронный документооборот

Обслуживание архивного фонда организации

Работа с оргтехникой и программными средствами

Коммуникативные и организационные навыки

Умение работать с конфиденциальной информацией

Образование для делопроизводителя

Для работы делопроизводителем требуется закончить колледж или техникум по специальности "Документационное обеспечение управления и архивоведение". Также может быть достаточно среднего общего образования со знанием делопроизводства и опыт работы.

Перспективы карьерного роста делопроизводителя

Карьера делопроизводителя может развиваться в различных направлениях:

• Главный делопроизводитель: руководит делопроизводством организации, контролирует соблюдение правил документооборота;
• Специалист по документационному обеспечению управления: организует системы документооборота, внедряет электронные системы управления документами;
• Архивариус: обеспечивает хранение и учет архивных документов;
• Юрист по делопроизводству: занимается правовым сопровождением документооборота, обеспечивает соблюдение законодательства;
• Менеджер по работе с документами: управляет документооборотом крупных организаций, оптимизирует процессы делопроизводства.

Личные качества делопроизводителя

Внимательность к деталям и высокая концентрация

Аккуратность и организованность

Хорошая память и способность к запоминанию большого объема информации

Коммуникабельность и легкость в установлении контактов

Ответственность, соблюдение установленных сроков и нормативов

Стрессоустойчивость и умение работать в условиях многозадачности

Развитые аналитические способности и умение структурировать информацию

Уверенное владение офисными программами и знание делопроизводственных стандартов

Этическая и профессиональная честность

Зарплата делопроизводителя

Уровень зарплаты делопроизводителя зависит от нескольких факторов:

• Опыта и квалификации
• Масштаба и отрасли компании
• Региона

По данным порталов по поиску работы, средняя зарплата делопроизводителя в России колеблется от 30 000 до 90 000 рублей. В Москве и Санкт-Петербурге заработная плата может быть выше, в регионах - ниже.

Вопрос-ответ:

Какие обязанности выполняет делопроизводитель?

Делопроизводитель отвечает за организацию и ведение документооборота в организации. В его обязанности входят: регистрация и учет документов, оформление и отправка корреспонденции, составление и подписание проектов организационно-распорядительных документов, контроль исполнения документов, а также ведение архива организации.

Какими навыками должен обладать делопроизводитель?

Делопроизводитель должен иметь хорошую грамотность, владеть нормами и правилами делопроизводства, знать основы документирования и архивного дела, а также обладать навыками работы с оргтехникой и программным обеспечением для обработки документов.

Где можно получить образование делопроизводителя?

Образование делопроизводителя можно получить в колледжах, техникумах и высших учебных заведениях, реализующих образовательные программы по специальности "Делопроизводство" и "Документационное обеспечение управления и архивоведение".

Как строится карьера делопроизводителя?

Карьера делопроизводителя может развиваться как по вертикали (повышение в должности: специалист, ведущий специалист, начальник отдела делопроизводства), так и по горизонтали (переход в другие подразделения организации, связанные с документационным обеспечением: канцелярия, секретариат, юридическая служба).

Востребована ли профессия делопроизводителя?

Профессия делопроизводителя востребована на рынке труда, так как документооборот является неотъемлемой частью любой организации. В связи с развитием электронного документооборота и цифровизацией делопроизводство переходит в цифровой формат, что повышает спрос на квалифицированных специалистов в этой области.