Кадровый документооборот в организации

#COURSE##INNER#

Оптимизируйте свой кадровый документооборот для повышения эффективности и соответствия требованиям.

Организация кадрового документооборота

Для эффективной организации кадрового документооборота необходимо:

1. Разработать и утвердить список кадровых документов, подлежащих хранению.

2. Установить сроки хранения каждого вида документов.

3. Разработать и утвердить схему документооборота.

4. Обеспечить наличие и исправность средств хранения документов.

5. Назначить ответственных за ведение и хранение кадровой документации.

6. Обеспечить контроль за соблюдением сроков хранения документов.

7. Регулярно проводить инвентаризацию кадровых документов и передавать дела в архив.

Виды кадровых документов и их регламентация

В зависимости от назначения кадровые документы можно разделить на виды:

1) Обязательные для всех организаций (Трудовой кодекс РФ, ст. 22):

Трудовые договоры

Личные карточки сотрудников

Графики работы и отпусков

Правила внутреннего трудового распорядка

2) Документы, вводимые по усмотрению организации:

Должностные инструкции

Положения об оплате труда

Положения о премировании

Положения об аттестации работников

Положения о приеме и увольнении сотрудников

Регламентация кадровых документов

Порядок составления, хранения, учета и передачи кадровых документов регулируется рядом документов, в том числе:

Трудовым кодексом РФ

Постановлением Правительства РФ "Об утверждении Правил заполнения трудовых книжек" от 16 апреля 2003 г. № 225

Приказом Минздравсоцразвития РФ "Об утверждении требований к порядку оформления трудовых книжек и внесению в них записей" от 10 октября 2003 г. № 69

ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

Процедура оформления и учёта кадровых документов

Оформив кадровый документ, проведите его регистрацию и учёт:

1. Присвойте документу уникальный регистрационный номер;
2. Проставьте дату регистрации в соответствующей графе;
3. Заполните учетную форму (карточку, электронную таблицу и т. п.)
4. Подпишите регистрационную карточку уполномоченным лицом;
5. Поместите документы в папки, сформированные по разделам номенклатуры дел;
6. Укажите приказ или распоряжение, на основании которого составлен документ.

Хранение и уничтожение кадровых документов

Важнейшее правило: срок хранения кадровой документации исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания ее делопроизводства (статья 22.1 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Хранение

кадровые документы хранятся по месту нахождения работодателя и по обособленным подразделениям (при их наличии);

документы, содержащие персональные данные, должны храниться в условиях, исключающих доступ к ним посторонних лиц;

срок хранения устанавливается в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Уничтожение

ликвидационная комиссия (ликвидатор) обязана завершить уничтожение документов по личному составу в течение месяца с момента утверждения ликвидационного баланса;

при реорганизации организации документы передаются правопреемнику;

акты об уничтожении кадровых документов утверждаются руководителем организации.

По истечении сроков хранения кадровые документы подлежат уничтожению. Допускается уничтожение подлинников документов, если их копии внесены в государственные или муниципальные архив